Los beneficios de la eficiencia Lean

Como clientes, hemos experimentado los beneficios de la eficiencia lean en varios momentos de nuestra vida.

¿Eficiencia Lean sin esfuerzo y sus beneficios?

Según el Diccionario Oxford, eficiencia es lograr la máxima productividad con un mínimo de esfuerzo o gasto desperdiciado, ya sea en un sistema o máquina o en el trabajo bien organizado y competente de una persona. Sin embargo, esta definición me parece algo deficiente.

La eficiencia, en realidad, supera estas descripciones cuando se encuentra con la eficiencia, genera un "sentimiento" notable que comparte con entusiasmo con amigos y familiares. Por tanto, la eficiencia no es casi una experiencia; es una distinción clara entre recibirlo o no.

Experiencias contrastantes: viajes aéreos

Imagine este escenario en los viajes aéreos: un vuelo puntual, un check-in sin inconvenientes y una pronta recuperación del equipaje. Un taxi está disponible a la salida del aeropuerto para transportarle al hotel. Los planes de viaje y los servicios que ha utilizado han demostrado su eficacia y ofrecen un valor tangible.

Al llegar al hotel encuentras la habitación reservada limpia y funcional y has pagado el precio acordado. Cuando ocurren estas experiencias, las comparte con entusiasmo con amigos y familiares. Destacando la eficiencia del aeropuerto y del hotel. Existe una gran posibilidad de que haya recibido los beneficios de la eficiencia ajustada.

Ahora imagina que la aerolínea extravía tu equipaje. En el hotel, tienes que esperar dos horas para registrarte debido a que la habitación está sucia. En esta situación, es justo etiquetarlo como casi una experiencia. Así, la empresa organizadora reconoce el percance, pide disculpas y ofrece un bono de comida gratis. Al contar este incidente a amigos y familiares, la conversación gira en torno a describir esta experiencia que estuvo a punto de ocurrir.

Experiencias contrastantes: vehículo en revisión

Llevas tu vehículo a reparar. En este punto, un asesor de mantenimiento sonriente le recibirá, le informará el coste de la reparación y le informará el tiempo estimado para que el vehículo esté listo. En general, esto establece un proceso de comunicación claro y activo. Entonces, el vehículo está listo, puedes recogerlo. Lo encuentras reparado al estándar y relucientemente limpio. La factura está lista y al valor presupuestado. Luego sale del centro de servicio y se siente seguro de que la reparación de su vehículo cumple con los estándares. Al encontrarse con una situación así, se verá obligado a aprovechar los beneficios de la eficiencia Lean.

Su colega en el trabajo menciona que su vehículo necesita manteniniento, usted responde automáticamente recomendando el centro de servicio que utilizó y explicando lo fácil que fue hacer negocios con él.

Por el contrario, imagine una situación en la que el retraso en la reparación del vehículo le hace perder una reunión vital. La empresa inmediatamente se disculpa y aclara que, debido al retraso, se realizó una limpieza especial en el vehículo. A pesar de esto, la situación sigue siendo casi una experiencia, y cuando compartes con tu colega, eso es precisamente lo que comunicas.

Experiencias contrastantes: baños públicos

Ahora, pensemos en los baños públicos: si están abiertos y impecablemente limpios, cada retrete tiene papel y papeleras. El dispensador de jabón está lleno y el rollo de papel para secarse las manos está disponible. Las cerraduras funcionan, los asientos del inodoro no están rotos y huele a fresco. En este caso, ha recibido valor porque la empresa de limpieza responsable cumple con un alto estándar. Garantizar la higiene en un espacio público y contribuir a tu salud y la de tu familia.

Por el contrario, si entras a los baños públicos y los encuentras sucios, sin papel, sin jabón ni forma de secarte las manos después de lavarte, es casi una experiencia. No sales del área sintiéndote higiénico.

El concepto central: valor de pago

El beneficio de la eficiencia radica en alcanzar el valor pagado, un concepto que resuena con los principios lean. Lograr esto comienza por comprender, definir y registrar el valor proporcionado al cliente. El valor, que comprende procesos, se mapea mediante un mapa de flujo de valor. Una vez mapeado, la organización interactúa activamente con la plantilla, observando el trabajo y solicitando su opinión sobre las mejoras.

Mejoras colaborativas: involucrar a la plantilla

En colaboración con la plantilla, se implementan cambios eliminando el desperdicio y optimizando los procesos para lograr la eficiencia actual. La eliminación de desperdicios, que implica menos caminar, levantar objetos y menos confusión, contribuye a crear un ambiente menos estresante: un lugar donde todos saben qué hacer, dónde hacerlo, cómo hacerlo y cuándo hacerlo. El proceso logrado se estandariza para fomentar la estabilidad. Esto garantiza una eficiencia constante todos los días con cada cliente. El trabajo estandarizado no sólo mantiene la calidad sino que también facilita una capacitación rápida y sencilla para los nuevos miembros del personal. Han recibido los beneficios de la eficiencia Lean.

Luego, se dedica tiempo a eliminar continuamente las barreras al flujo de valor, lo que hace que la mejora sea una práctica diligente y continua a través de métodos Lean de resolución de problemas conocidos como kaizen. Esta aplicación continua de herramientas lean genera beneficios para la organización, la plantilla y el cliente. Exploremos los beneficios de eficiencia que este proceso aporta a todas las partes.

Mapas de flujo de valor

Los mapas de flujo de valor mantienen el enfoque centrado en el cliente y además recuerdan tanto a los líderes como a los trabajadores la importancia del cliente. El mapa del flujo de valor señala los desperdicios específicos que se deben eliminar. Esto involucra activamente la comprensión de los procesos por parte del trabajador, su impacto en todo el equipo y cómo afecta al cliente. Dotar a los trabajadores de voz y herramientas de reconocimiento de problemas les permite sugerir mejoras dentro del marco lean, fomentando la confianza, el trabajo en equipo y la innovación.

El liderazgo obtiene una comprensión más profunda de los procesos, fomentando la colaboración con quienes ejecutan el trabajo, lo que lleva al descubrimiento de contramedidas más efectivas y económicas a los problemas. Esta relación de colaboración genera confianza entre el liderazgo y los trabajadores. Donde ambas partes reciben los beneficios de la eficiencia lean.

La estandarización implica implementar las mejores prácticas actuales y establecer estabilidad en el lugar de trabajo. También es fundamental señalar que la estabilidad no implica rigidez. La estabilidad garantiza que, incluso después de una sacudida o sacudida, el proceso vuelva a su origen, de forma similar a los amortiguadores de un coche.

Estabilidad a través de la estandarización

Cuando logramos estabilidad en el lugar de trabajo, el espacio se transforma en un remanso de calma y eficiencia. Donde el trabajo sea predecible y manejable dentro del tiempo dado. La estandarización crea un ambiente donde las desviaciones de la norma se notan rápidamente y se hacen esfuerzos para abordar el regreso al estándar. Los procesos estandarizados garantizan la coherencia en la calidad y el servicio, ya que reducen los errores que podrían afectar el valor para el cliente. El cliente recibe los beneficios de la eficiencia Lean.

Flujo en el espacio de trabajo: responder al cliente

Una vez que los mapas del flujo de valor están completos y la organización logra estabilidad, trabajan activamente para crear flujo en el espacio de trabajo. El flujo permite el pull en organizaciones Lean, respondiendo a la demanda de los clientes en lugar de "empujar" productos o servicios. Esto reduce la sobreproducción y el inventario innecesario, garantizando que los clientes puedan comprar el producto solicitado en todo momento al precio acordado.

Los síntomas de un mal flujo son evidentes cuando el trabajo se detiene y comienza de manera intermitente. Resultando en desperdicios y cuellos de botella. Además, el flujo representa visualmente el trabajo, con cuellos de botella que ofrecen pistas sobre dónde centrarse en la resolución rápida de problemas. El flujo permite que el trabajo hable por sí mismo.

Gestión visual: amplificando la comunicación

La obra en sí sirve como la mejor forma de gestión visual, ya que cuando deja de fluir, señala problemas en tiempo real. Lo ideal es responder con prontitud, ya que el problema es más visible en ese momento. Otras formas de gestión visual brindan la capacidad de ver el trabajo como historia y modificarlo a la situación actual. Este espacio facilita las discusiones entre el liderazgo y los trabajadores sobre el trabajo real y cómo avanzar hasta su finalización. La visualización aporta claridad a la comunicación y sirve como factor crucial para generar confianza e innovación en el lugar de trabajo.

Las reuniones que utilizan la visualización mantienen la concentración en el trabajo, evitan distracciones y demuestran ser la respuesta más eficaz en términos de tiempo.

Justo a tiempo minimizando retrasos y costes

La implementación del Justo a Tiempo (JIT) a menudo se expresa con las palabras “vender uno, comprar uno, o vender uno, hacer uno”, lo que garantiza que los materiales o la información estén disponibles cuando sea necesario, minimizando retrasos y recortando costes. Esto aborda activamente el desperdicio de exceso de stock y trabajo en progreso. Contrariamente a los conceptos erróneos comunes, remediar la escasez pidiendo más existencias o suponiendo que un gran volumen de trabajo en progreso indica productividad son ambos incorrectos.

Alcanzar un estado de JIT es difícil de lograr sin sistemas robustos de control de inventario de calidad, estos pueden ser digitales o manuales. Una vez que todos los parámetros de almacenamiento son correctos, las relaciones con los proveedores se vuelven vitales para garantizar un suministro constante. Cuando estos elementos se alinean, la existencia de existencias se reduce a un nivel más sostenible. Esto ayuda a reducir los costes de almacenamiento y mejora el flujo de caja.

Trabajo en curso

Reducir el trabajo en curso se traduce en dinero en el banco. El trabajo en curso puede enmascarar prácticas perjudiciales dentro de una organización, que abarcan tanto los ingresos como las ganancias reales.

Si bien abordar el trabajo en curso puede causar consternación, ya que algunos lo perciben como una falta de trabajo, los ingresos y las ganancias cuentan una historia diferente.

Tanto el inventario como el trabajo en curso representan las áreas que más desafían al liderazgo, exponiendo problemas subyacentes o brechas entre el estado actual y el estado deseado. Entrenar a las personas para que adopten los cambios necesarios requiere paciencia y comprensión de que estos problemas existieron desde el principio; reconocerlos puede resultar desalentador. Un coach lean puede brindar apoyo y perspectiva, ayudando a todos a superar este obstáculo y mejorando significativamente los resultados y el flujo de caja.

Kaizen, en continua mejora

Kaizen es la palabra japonesa para mejora continua. Esto implica pequeñas mejoras incrementales que mejoran o mantienen el valor para el cliente. Consideremos un problema común a nivel mundial: el aumento de las facturas de electricidad. Abordar estos cambios, como cambiar a bombillas de bajo consumo, ajustar el funcionamiento de los equipos durante horas más baratas y utilizar conscientemente dispositivos energéticamente eficientes, contribuye a mejoras incrementales sin sacrificios significativos.

Kaizen es una respuesta a un problema; si no resuelve el problema, no ha habido mejora. La ausencia de kaizen en una organización puede indicar la probabilidad de que la organización se esté deteriorando, ya que no responde a los pequeños cambios incrementales que ocurren todos los días.

Respetar a las personas

Cada individuo a nivel mundial tiene el derecho humano al respeto, y es crucial reconocer que operamos dentro de sociedades diversas donde las perspectivas sobre el respeto varían. La definición de respeto por las personas dentro de su organización necesita claridad explícita para todos.

Existe una empresa en Sudáfrica que de manera proactiva realizó un taller donde se utilizaba una pizarra y notas adhesivas para profundizar de manera conjunta en los significados del respeto y la falta de respeto en su entorno laboral. Esta sesión interactiva clasifica las acciones de respeto por un lado y falta de respeto por el otro, refinándolas gradualmente hasta convertirlas en un conjunto central de comportamientos alineados con los valores de la organización para los clientes internos y externos. Los proveedores son reconocidos como parte integral de esta cadena de respeto y reconocen su papel en el éxito de la organización.

El liderazgo juega un papel fundamental en el establecimiento de una cultura de respeto al ejemplificar el comportamiento requerido. El liderazgo debe pasar a ser maestros y mentores. Debemos reconocer que debemos aprender estas lecciones desde arriba hacia abajo.

El respeto es una calle de dos vías; quienes reciben capacitación y tutoría deben corresponder con respeto a los maestros y mentores. Quien aporta una experiencia valiosa y una comprensión integral de todo el proceso, asumiendo una mayor responsabilidad para obtener resultados positivos.

Los beneficios de fomentar el respeto incluyen:

1. Implicación/Compromiso de los empleados y aumentar la lealtad.
2. Cultivo de ideas innovadoras en toda la organización.
3. Establecimiento de cadenas de comunicación más fuertes.
4. Desarrollo de respuestas innovadoras a los problemas.
5. Cultivo de proveedores leales.
6. Generación de clientes que recomiendan con entusiasmo su servicio o producto a su red.

Priorizar el valor para un futuro sostenible

He compartido los beneficios de la eficiencia Lean y algunos de los desafíos asociados con la esperanza de que priorizar el valor para el cliente contribuya a construir una organización sostenible.

En estos tiempos difíciles, es probable que las organizaciones que insisten en un valor constante para el cliente no sólo sobrevivan sino también prosperen, a medida que el mundo se cansa de las casi experiencias.