Desarrollar la capacidad autosuficiente de resolución de problemas

En toda organización, los problemas son una parte inevitable de las operaciones diarias. Ya sea que se trate de un contratiempo en la línea de producción, una queja de un cliente o un contratiempo inesperado, los problemas surgen constantemente y exigen atención y resolución. Sin embargo, la forma en que las organizaciones abordan y resuelven estos problemas a menudo puede marcar la diferencia entre el estancamiento y el crecimiento. En esta publicación de blog, profundizaremos en el arte y la ciencia de la resolución de problemas dentro de las organizaciones, explorando problemas comunes y estrategias efectivas para abordar los desafíos de frente mediante el desarrollo de la capacidad de resolución de problemas.

El problema de la resolución de problemas

Antes de profundizar en las soluciones, abordemos algunos problemas comunes que afectan el proceso de resolución de problemas en muchas organizaciones:

1. Centrarse en la certificación en vez de la capacidad

Muchas organizaciones dan prioridad a las certificaciones y calificaciones formales sobre las habilidades reales para resolver problemas. Este énfasis en las credenciales puede generar una plantilla mal equipada para enfrentar los desafíos del mundo real de manera efectiva.

2. Excesiva dependencia de las herramientas

Usar la misma herramienta de resolución de problemas para cada asunto es como tratar cada problema como un clavo porque solo tienes un martillo. Las organizaciones a menudo caen en la trampa de confiar únicamente en un enfoque, como el A3, sin considerar si es el más adecuado para el problema en cuestión.

3. No abordar las causas raíz

Simplemente contener los problemas sin profundizar más para identificar y abordar las causas raíz es una receta para que los problemas se repitan. Sin abordar los problemas subyacentes, las organizaciones se enfrentan a los mismos problemas repetidamente.

4. Descuidar el PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar)

Saltar directamente a las soluciones sin seguir un proceso estructurado de resolución de problemas como el PDCA puede conducir a soluciones ineficaces o de corto plazo. Sin un enfoque sistemático, las organizaciones corren el riesgo de implementar soluciones que no aborden el problema central.

5. Sobrecarga del liderazgo

Cuando los líderes intentan resolver todos los problemas por sí mismos, se sienten abrumados y no pueden concentrarse en entrenar y desarrollar a sus equipos. Este enfoque reactivo da como resultado que los líderes apaguen incendios en lugar de empoderar a sus equipos para abordar los desafíos de forma autónoma.

6. Falta de habilidad y tiempo

Las habilidades inadecuadas para la resolución de problemas, junto con limitaciones de tiempo, pueden prolongar el proceso de resolución, generando frustración e ineficiencia. Comprender la teoría de la resolución de problemas no es suficiente; los individuos también deben poder aplicarlo eficazmente en situaciones del mundo real.

7. No capturar ni visualizar los problemas

Sin un mecanismo para capturar y visualizar los problemas, las organizaciones luchan por priorizar y abordar los problemas de manera sistemática. Esta falta de visibilidad puede hacer que los problemas pasen desapercibidos y queden sin resolver.

Cuatro tipos de problemas

No todos los problemas son iguales y las organizaciones deben adaptar su enfoque al tipo específico de problema en cuestión. El modelo de Art Smalley clasifica los problemas en cuatro tipos:

• Tipo 1 – Solución de problemas: abordar problemas inesperados o reactivos.
• Tipo 2 – Brecha respecto del estándar: Tratar con desviaciones de las normas o estándares establecidos.
• Tipo 3 – Condición objetivo: Buscar mejoras proactivas hacia objetivos predefinidos.
• Tipo 4 – De final abierto: abordar desafíos complejos o novedosos que desafían una categorización fácil.

Cada tipo de problema requiere un enfoque y un nivel de análisis diferentes, desde la resolución rápida de problemas sencillos hasta la resolución práctica de problemas más complejos y estratégicos. Ser consciente de las diferencias mejora la capacidad de resolución de problemas.

Resolución de problemas: propósito, proceso y personas

En el corazón de la resolución eficaz de problemas se encuentra una comprensión clara de su propósito y significado dentro de la organización. En lugar de ver los problemas como obstáculos que deben evitarse, las organizaciones deberían reconocerlos como oportunidades de crecimiento y desarrollo. La famosa cita de Taiichi Ohno: “No tener problemas es el mayor problema de todos”, subraya la importancia de aceptar los desafíos como catalizadores de la mejora.

Al abordar los problemas sistemáticamente, las organizaciones no sólo mejoran su eficiencia operativa sino que también fomentan una cultura de aprendizaje y desarrollo continuo. Además, la resolución de problemas sirve como vehículo para el crecimiento tanto organizacional como individual, permitiendo a los empleados adquirir nuevas habilidades y competencias mientras impulsan el éxito empresarial.

Proceso: elementos clave de la resolución de problemas

La resolución eficaz de problemas implica varios elementos clave, entre ellos:

• Ir a ver: buscar problemas de forma proactiva y recopilar información de primera mano para fundamentar la toma de decisiones.
• Enfoque científico: Aplicar una metodología estructurada y basada en datos, como el PDCA, para abordar problemas sistemáticamente.
• Pensamiento PDCA: Adoptar una mentalidad de mejora continua e iteración para impulsar el aprendizaje organizacional.
• Meta final: Mantener un enfoque claro en los resultados y objetivos deseados de los esfuerzos de resolución de problemas.

Personas: roles y responsabilidades en la resolución de problemas

La resolución eficaz de problemas Lean no es únicamente responsabilidad de unos pocos elegidos (esa es una diferencia clave entre Lean y Six Sigma), sino más bien un esfuerzo colectivo que involucra a individuos en todos los niveles de la organización. Al fomentar una cultura de resolución de problemas y empoderamiento, las organizaciones pueden desbloquear todo el potencial de su plantilla e impulsar una mejora sostenible.

Los líderes desempeñan un papel fundamental en el fomento de las capacidades de resolución de problemas en toda la organización, desde los equipos de primera línea hasta los altos ejecutivos. Al asignar tiempo y recursos al coaching y al desarrollo, los líderes pueden cultivar un grupo de solucionadores de problemas capacitados capaces de impulsar la mejora y la innovación continuas.

Método rápido de resolución de problemas: un vistazo más cercano

El método de resolución rápida de problemas ofrece un enfoque estructurado para abordar los desafíos de forma rápida y eficaz. Al centrarse en la preocupación, la contención, la causa, la contramedida y la verificación, este método proporciona un modelo simple pero poderoso para la resolución de problemas en todos los niveles de la organización.

Cada paso del método de resolución rápida de problemas tiene un propósito específico, desde aclarar el problema hasta identificar las causas raíz, desarrollar contramedidas y evaluar los resultados. Siguiendo este enfoque sistemático, las organizaciones pueden optimizar sus esfuerzos de resolución de problemas y lograr mejoras sostenibles en el desempeño y la eficiencia.

Un viaje de aprendizaje: dominar las habilidades para resolver problemas

Dominar las habilidades de resolución de problemas requiere un enfoque sistemático e iterativo para el aprendizaje y el desarrollo. Las organizaciones pueden facilitar este proceso a través de programas de capacitación estructurados, ejercicios prácticos y proyectos de resolución de problemas del mundo real.

El viaje de aprendizaje de capacidades de RPS desarrollado con Hologic proporciona un ejemplo de un enfoque integrado para desarrollar capacidades y autosuficiencia. La parte del “Nivel de habilidad 1 – Conocimiento” del proceso de aprendizaje se lleva a cabo en línea utilizando la plataforma Lean Learning Journey de LEA. El “Nivel de habilidad 2 – Comprensión” es una sesión de 4 horas que utiliza un caso. Esto se puede llevar a cabo en el sitio o dividirse en sesiones de 1 hora en línea, ya que el caso es parte de nuestra plataforma de aprendizaje en línea. El “Nivel de habilidad 3 – Capaz” utiliza sesiones de coaching grupal remotas, trabajando en problemas comerciales reales. El proceso utilizado se muestra en la siguiente tabla:

Compartimos el proceso durante el evento Lean Global Connection en noviembre de 2023. Aquí hay un informe de nivel 3 que muestra un problema real que se resolvió mientras se enseñaba el proceso RPS.

Finalmente, un grupo de personas que progresaron a través de los niveles 1 a 3 desarrollan la capacidad de enseñar y entrenar a sus colegas. Esto da como resultado que la organización desarrolle autosuficiencia para utilizar el proceso internamente.

Al proporcionar a los empleados las herramientas, los recursos y el apoyo que necesitan para sobresalir en la resolución de problemas, las organizaciones pueden fomentar una cultura de mejora e innovación continuas. Desde cursos en línea hasta sesiones de coaching en vivo y talleres interactivos, existen innumerables oportunidades para que las personas mejoren sus capacidades de resolución de problemas e impulsen el éxito organizacional.

Conclusión

La resolución eficaz de problemas no es sólo una habilidad técnica sino una mentalidad y una cultura que impregna todos los niveles de una organización. Al adoptar un enfoque estructurado para la capacidad de resolución de problemas, fomentar las capacidades de resolución de problemas y brindar apoyo y desarrollo continuos, las organizaciones pueden desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento, innovación y éxito.

En el entorno empresarial dinámico y acelerado de hoy, la capacidad de resolver problemas de manera rápida y efectiva es más crítica que nunca. Al dominar el arte y la ciencia de la resolución de problemas, las organizaciones pueden afrontar los desafíos con confianza y emerger más fuertes y resilientes que nunca.

Extraído de: Lean Enterprise Academy