La gerencia debe evitar desperdiciar información excesiva y no utilizada

La perspectiva de que las empresas recopilen extensas bases de datos que puedan utilizarse para respaldar el uso de la Inteligencia Artificial está provocando lo que algunos ya llaman una nueva fiebre del oro.

La información es, hoy en día, uno de los recursos más valiosos para las organizaciones. Conocer, por ejemplo, las preferencias y hábitos de los consumidores es decisivo para los mecanismos de marketing digital. No es de extrañar que la sociedad esté preocupada por las cuestiones de confidencialidad y protección de datos. La perspectiva de que las empresas recopilen extensas bases de datos, que puedan utilizarse para respaldar el uso de la Inteligencia Artificial, está provocando lo que algunos ya llaman una nueva fiebre del oro.

Sin embargo, como todos los aspectos de la gestión, esta búsqueda acelerada de información, si mal planificada, puede generar grandes cantidades de residuos, que muchas veces pasan desapercibidos, como si fueran invisibles.

Por ejemplo, el desperdicio de exceso de información sin un propósito claro. Con la facilidad de los formularios electrónicos y los sistemas de almacenamiento de alta capacidad, existe una falsa percepción de que la información es gratuita. Pero no lo es, ya que a menudo requiere cierto esfuerzo por parte de alguien para introducir los datos, ya sea un empleado de la empresa o un cliente.

Vea los infames registros redundantes que solicitan a los clientes registrar la misma información varias veces, lo que genera una enorme insatisfacción. ¿Quién nunca se ha visto obligado a teclear o pronunciar su DNI varias veces durante un servicio de empresa? O los flujos de información en las empresas, donde los mismos datos, ya sean referentes a un producto o proveedor, son ingresados ​​por diferentes personas, en diferentes pantallas del sistema, lo que, además de redundancia, genera inconsistencias en la información.

Estos son desperdicios que podrían evitarse con sistemas más eficientes, introduciendo la información realmente necesaria una sola vez. Pero para hacer esto, es necesaria una comprensión completa de los flujos de valor, lo cual es difícil en organizaciones que todavía están predominantemente organizadas en silos.

Destaco un segundo desperdicio, cuando se trata de información en las empresas: la no utilización de la información. Imaginemos que se recogiera una serie de información sobre aspectos relevantes de los procesos: tiempos de procesamiento y productividad de procesos administrativos o productivos, fallos de las máquinas y tiempos de mantenimiento, etc. Muchos de estos parámetros ahora se recopilan en millones por segundo mediante sensores y sistemas de monitorización. El gran desperdicio, en este caso, es no utilizarlos.

De nada sirve disponer de sistemas sofisticados de recogida de datos si no se ha pensado, desde el principio, cómo se van a transformar en información útil. Sólo los datos archivados nunca serán de utilidad. Es como una biblioteca, pero nadie va allí para usarla, investigar, aprender. O, incluso, tener una masa de datos, pero esperando que se acumule una enorme cantidad de tiempo para cualquier análisis. Sería un desperdicio de inventario, generando acciones retrasadas y sin mucho efecto. Sin procesos diseñados para el análisis, la identificación de mejoras y la acción inmediata, los innumerables datos acumulados no tendrán valor.

Estos son sólo algunos ejemplos del desperdicio que puede ocurrir cuando se trata de procesar información. Seguro que te has topado con estos y muchos otros en la empresa para la que trabajas o en tu experiencia como consumidor.

Por tanto, una preocupación relevante de un sistema de gestión para cualquier tipo de empresa debe ir en esta dirección. Tener información es valioso. Pero lo que realmente marcará la diferencia es la forma en que se utilizará para realizar mejoras. Y esto debe venir junto con el diseño del sistema de información, pero no después.