Artículos - Introducción


Aquí encontrará artículos de miembros del Instituto Lean Management, así como de autores de la Lean Global Network que puede encontrar en versión original en:

 

   

 

 

Extracto del próximo libro Practicing Lean Accounting de Nick Katko y Mike De Luca.

Nos han preguntado muchas veces: "¿Cómo empezar con el Lean accounting?" Nuestra respuesta es siempre la misma: "Empieza pensando". Esta respuesta generalmente confunde a las personas porque generalmente están ansiosas por comenzar a "hacer lean accounting". Pero el lean accounting no es algo que esté "hecho". Eso implicaría que hay un punto final que alcanzar. El lean accounting no es una tarea única que se pueda realizar de manera sencilla. Más bien, el lean accounting es una colección de prácticas nuevas y diferentes que cambian la forma en que la contabilidad enfoca su trabajo, sus relaciones con sus clientes y su función en una organización lean. Comprender y dominar estas prácticas de lean accounting requiere pensar de manera diferente, por lo que ese es el punto de partida de una transformación del lean accounting.

La forma en que funciona la función contable y la forma en que piensan los contables es muy transaccional. La contabilidad debe procesar transacciones en base a plazos específicos: ingresar facturas diariamente, pagar a los empleados quincenalmente, pagar a los proveedores semanalmente, cerrar los libros cada mes, enviar informes y análisis mensuales. Estas rutinas de trabajo crean patrones de pensamiento que se enfocan en hacer el trabajo para cumplir con los plazos. No hay nada de malo en este pensamiento, porque crea funciones contables confiables y respetadas en las organizaciones, lo cual es algo bueno.

Pero para comprender el lean accounting, la función contable debe expandir su pensamiento más allá de las transacciones y hacia las prácticas. El lean accounting trata de la mejora continua, lo que significa que el proceso de esforzarse por mejorar nunca termina. La mejora continua no es transaccional, sino que debe practicarse. El viejo dicho "la práctica hace al maestro" es aplicable al lean accounting. Cuanto más domine estas nuevas prácticas, mejor será el lean accounting.

¿Qué es el lean accounting?

En el mundo empresarial, cuando la gente escucha la palabra "contabilidad", puede evocar imágenes de "contadores de habas" que se derraman sobre hojas de cálculo y producen estados financieros mágicamente. Otros pueden reconocer la contabilidad como un campo específico en los negocios, una función de apoyo clave como los recursos humanos o la tecnología de la información. Si trabaja en finanzas y contabilidad, entonces comprende que la función contable tiene un papel doble en las organizaciones:

  • Contabilidad financiera: procesamiento y registro sistemáticos de transacciones financieras y preparación de informes financieros.
  • Contabilidad de gestión: la producción y el uso de información financiera y no financiera para gestionar una organización y permitir la toma de decisiones.

Dentro de estos roles ampliamente definidos, existen diversas funciones y especializaciones, como facturación, cuentas por pagar, nómina, planificación financiera y apoyo a la toma de decisiones. Cada una de las funciones y especializaciones tiene principios que deben seguirse, requisitos de informes y cumplimiento que deben cumplirse, y una gran cantidad de análisis y toma de decisiones que deben realizarse. El trabajo contable también depende en gran medida de los sistemas de software. Todos estos factores pueden hacer que la función contable sea compleja.

El lean accounting, simplemente definido, es la aplicación del pensamiento lean a todos los sistemas y procesos contables, todos los roles y funciones que acabamos de mencionar. Lo que es único acerca del lean accounting, en comparación con otras aplicaciones del pensamiento lean, es cómo se aplica a las funciones duales de la contabilidad.

El propósito y objetivo primordial del pensamiento lean, en cualquier industria, es servir mejor a los clientes. En los procesos de contabilidad financiera, lo que los clientes quieren es conocimiento común, como pagar las facturas a tiempo o cerrar los libros rápidamente. En la contabilidad financiera lean, se trata de cómo ofrecer estos productos y servicios de la manera menos desperdiciadora posible. El lean accounting consiste en pagar las facturas a tiempo sin tener que obtener aprobaciones de último momento. El lean accounting es cerrar los libros a tiempo sin trabajar con castigadoras horas extraordinarias.

La contabilidad de gestión, por otro lado, es responsable de proporcionar información (productos) y consulta (servicios) a muchos usuarios internos. El valor que los usuarios internos reciben de la contabilidad de gestión es la “utilidad de decisión” de sus productos y servicios. Los usuarios internos quieren que la contabilidad de gestión proporcione una visión clara del desempeño financiero y operativo para tomar decisiones que ayuden a la empresa a lograr mejores resultados. La contabilidad de gestión se ocupa de la gestión financiera de toda la organización.

En las organizaciones lean, la definición de "información útil" de un usuario interno debe cambiar porque tiene que estar alineada con el pensamiento lean para ayudar a una organización lean a lograr mejores resultados. En la contabilidad lean, esto significa que la contabilidad de gestión debe proporcionar productos de calidad (relevantes para el pensamiento lean) y servicios de calidad (análisis y recomendaciones alineados con el pensamiento lean).

Para lograr esto, es necesario comprender al lean accounting desde una perspectiva práctica. Una transformación del lean accounting es simplemente desarrollar un conjunto estándar de prácticas que se implementan en todos los procesos contables y, con el tiempo, todo el equipo de contabilidad domina estas prácticas. A continuación, se muestra un resumen de estas prácticas, que hemos organizado en prácticas fundamentales, aplicadas y sostenibles, y el pensamiento que requieren:

 

Prácticas fundamentales del lean accounting:

  • Comprender al cliente. La contabilidad debe pensar de manera diferente sobre quiénes son los clientes de contabilidad, sus necesidades y cómo la contabilidad satisface esas necesidades.
  • Identificar desperdicios. La contabilidad necesita pensar de manera diferente sobre cómo realiza su trabajo. ¿Qué actividades están realmente ayudando a la contabilidad a servir a sus clientes? ¿Qué actividades obstaculizan o ralentizan el servicio a los clientes? La contabilidad puede haberse acostumbrado tanto a las actividades que realiza que las considera todas "normales".
  • Usar de medidas lean. La contabilidad necesita pensar de manera diferente sobre cómo medir el progreso y los resultados en una organización lean más allá de los estados financieros mensuales.
  • Practicar. La contabilidad necesita pensar de manera diferente sobre cómo administrar y mejorar el trabajo diario y cómo comenzar a eliminar todas las actividades que no sirven a sus clientes.

Prácticas aplicadas de lean accounting (aplicando las prácticas fundamentales a la función dual de la contabilidad):

  • Mejorar la contabilidad. La contabilidad necesita pensar de manera diferente para mejorar los procesos contables. La contabilidad necesita mirar sus procesos desde un punto de vista lean, utilizando todas las prácticas fundamentales en lugar de simplemente desde un punto de vista técnico. La contabilidad también tendrá que colaborar de manera transversal para impulsar una mejora sostenida a largo plazo.
  • Gestión financiera lean. La contabilidad necesita pensar de manera diferente sobre la información y los análisis que proporciona a los usuarios internos en una organización lean, nuevamente utilizando las prácticas fundamentales para informar este cambio de pensamiento. La contabilidad debe liderar en términos de alinear la información y las prácticas analíticas para respaldar una estrategia lean.

Prácticas de sostenimiento de la contabilidad lean:

  • Liderazgo financiero lean. La contabilidad, y las organizaciones, deben pensar de manera diferente sobre el papel que desempeña la contabilidad en una organización lean, en lo que respecta al apoyo y mantenimiento de las mejoras, no solo en la contabilidad, sino en toda la organización, para obtener los beneficios financieros de su estrategia lean

Piense en un momento en el que haya tenido que aprender algo nuevo y dominarlo, ya sea una asignatura en la escuela, practicar un deporte, aprender a tocar un instrumento musical o cualquier otra actividad que requiera nuevas habilidades. Primero, aprendió ciertos fundamentos básicos y repetitivos que fueron diseñados para abrir nuevos caminos de pensamiento. A medida que estos fundamentos se convirtieron en hábitos, pudo progresar a habilidades más avanzadas. Finalmente, la repetición de las habilidades avanzadas construyó competencia.

El lean accounting no es "difícil", solo requiere dedicación a la práctica.

Mike de Luca
Director y propietario de Torre Consulting
Nick Katko
Presidente de Strategic Financial Solutions, Inc
Extraído de: The Lean Post

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