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¿Dónde resolver los problemas? ¡En el Gemba, por supuesto! (1ª parte)

triangulo 4p

¡Pero si ya sabemos! Desde la infancia, y de manera innata, nos encontramos continuamente inmersos en procesos de resolución de problemas, cuyo propósito es el aprendizaje que debe facilitar la supervivencia. Resolver problemas, mejorar procesos, …, son actividades diarias que nos conducen a trabajar mejor … y a ¡¡¡sobrevivir!!!

Uno de los aspectos que más llama la atención cuando nos aproximamos al estudio de un modelo de gestión basado en el Lean Management, es la importancia que adquieren los procesos relacionados con la resolución de problemas. Entre muchos otros aspectos, estos modelos se basan en la intolerancia a:

-       al accidente, en términos de seguridad de los trabajadores;

-       al fallo, manifestado como problemas de calidad o reclamaciones de cliente;

-       al retraso, en términos de plazo de entrega;

-       al sobrecosto, manifestado con la presencia de desperdicios;

-       a las opiniones, proponiendo la cultura de la medición y de hablar con datos;

-       a las excusas, promoviendo actitudes orientadas a la mejora continua y resolución de problemas.

Tanto es así que en el TPS (Toyota Production System), se establece como compromiso de la Alta Dirección las conocidas como 4P, representadas habitualmente en forma de pirámide (tal y como puede verse en el libro The Toyota Way Fieldbook). De manera que, cada principio de gestión, ha de tener en cuenta el desarrollo de cada una de las P:

  • Philosophy: compromiso con los resultados a largo plazo y el crecimiento de la compañía.
  • Process: Compromiso con la visión de value stream, desarrollando procesos robustos con tecnologías contrastadas e incorporando técnicas que eliminen los wastes.
  • People and Partners: Compromiso con el desarrollo de líderes que sigan el Toyota Way y socios a largo plazo
  • Problem Solving: Compromiso con la mejora continua y el aprendizaje en detalle de los procesos. 

 

Los procesos de resolución de problemas existen en los diferentes niveles jerárquicos de las empresas Lean. Los modelos más básicos, se enseñan a través de módulos formativos frecuentes, pero cuya consolidación de conocimientos se lleva a cabo practicándolo (learning by doing).

Uno de los modelos que se suele utilizar en las empresas que siguen el Toyota Way, es la conocida como metodología 5G o 5Gen. Ésta es una metodología estructurada muy simple y que suele utilizarse a nivel de las operaciones. Esta metodología contempla los aspectos esenciales de un modelo Lean. Consiste en las siguientes 5 etapas secuenciales:

  • Gemba: Se trata de ir al “lugar donde suceden los hechos”, donde ocurre el fenómeno a estudiar. 
  • Gembutsu: Es la “cosa real” sobre la que ha sucedido el fenómeno. 
  • Genjitsu: Es el “contexto”, es decir, los números, datos, hechos, …, que podamos recopilar relacionados con el fenómeno. 
  • Genri: Es la “teoría”, es decir, qué conocimiento tenemos acerca del fenómeno o de cómo debería estar el gemba. En esta fase, se comprueban los parámetros de máquina, los estándares, la calidad de los materiales, el nivel de formación de los operarios, … Es decir, se revisa cada una de las causas que pueden provocar variabilidad del sistema representadas por las 4M (Material, Máquina, Mano de obra, Método). 
  • Gensoku: Es el “estándar”, se trata de restablecer el funcionamiento normal de gemba.

Esta metodología es la más simple que se le enseña a un jefe de equipo para conseguir que mantenga su línea acorde a lo especificado, y que disponga de una herramienta sistemática que le “obligue” a averiguar por qué suceden las cosas, en el caso de la aparición de un fenómeno que perturbe su funcionamiento normal, y evitar que “apueste” por una solución en particular, sin haber realizado el análisis pertinente.

Un aspecto importante de las metodologías de resolución de problemas de las empresas Lean, es que no se tratan de metodologías “prueba-error”; sino que se basan en el aprendizaje de los parámetros importantes de los procesos y de sus efectos.

Las metodologías empleadas por las empresas Lean, se basan en la estructura básica del método científico:

  • Observación del fenómeno.
  • Análisis de los datos recopilados.
  • Elaboración de un hipótesis, que explique la aparición del fenómeno.
  • Experimentación de contraste.
  • Comprobar resultados
  • Redacción de conclusiones o emisión de una nueva teoría, en el caso de que la experimentación apoye la teoría; o reelaboración de hipótesis en caso contrario.

 

Severino Abad Pequeño, miembro del Instituto Lean Management de España

 

www.institutolean.org

www.mylean.org